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KPI是什麼?一次學會倉儲管理必備的關鍵績效指標!

要判斷你的倉儲運作是否良好、有沒有持續在進步,這勢必得制定一些衡量的指標,但是指標該怎麼訂定呢?

本篇文章將帶您瞭解什麼是KPI關鍵績效指標,又該如何設定出一個正確、有效的指標。


1. 什麼是KPI?為什麼KPI很重要?

關鍵績效指標,簡稱KPI(Key Performance Indicator),是用來評估管理工作成效的最重要指標,它可以將工作績效數據化,並進行客觀的衡量。


訂定KPI不只是為了幫助企業評估員工的工作績效而已,更是為了能讓員工在工作中獲得明確的前進方向,可以隨時檢視現況並進行調整,以確保不會做白工。因此KPI通常是在年初制定好,然後由企業自行決定在年中或年底進行總結,也就是回頭檢視工作的成果與年初的目標差距。

KPI是什麼?一次學會倉儲管理必備的關鍵績效指標! SMART
KPI是什麼?一次學會倉儲管理必備的關鍵績效指標! SMART

2. KPI的制定原則-SMART

在倉儲管理中,假設你現在的出貨速度是每天300個包裹,為了達到半年後的年度促銷,希望可以成長為每天出貨1000個包裹,那麼你就需要為自己訂出每週多出貨30個包裹,如此一來半年後即可達到每天出貨1000個包裹的目標。

根據上述例子我們可以很簡單的歸納出以下五個KPI的原則:

(1) S 具體的(Specific)

需要用一個特定的明確指標作為衡量基準,不能太過籠統,否則會讓人摸不著頭緒,例如明確訂出增加"30"個包裹數,而不是只說每天要多出一點貨而已,那誰也不曉得一點到底是多少。


(2) M 可衡量的(Measurable)

指標要是可以量化的數據,才能進行後續驗證,不會無從比較,例如實際計算每天多出貨的包裹數是否達到30個,而不是覺得有多出貨就好,那麼到底是多出了多少貨呢?


(3) A 可實現的(Attainable)

避免設立過高的目標,讓人感覺遙不可及,要讓付出的努力確實可以實現,例如每週增加30個包裹,讓團隊有一週的時間可以適應,而不是每天增加30個包裹,若是一天沒有達到進度,整體的進度將如滾雪球般越積越多,讓人想直接放棄。


(4) R 有關聯性的(Relevant)

指標需與目標有明確的關聯性,以確保最後達到的目的是正確的,例如增加每週的出貨包裹數,而不是想著增加團隊人數或工作時長,因為人數增加或是工作時間太久、太累,都可能導致整體工作效率降低,不直接影響到出貨的包裹數多寡。


(5) T 有時間性的(Time bound)

要注意完成績效的期限,避免讓人感到遙遙無期,不知道何時才能結束,或是不斷拖延完成的時間,導致遲遲達不到目標,例如半年內達成每天出貨1000件包裹的效率,而不是一直要求每週都要多出30個包裹,但沒有任何原因及期限,讓團隊摸不著頭緒,也沒有任何達成目標的成就感。


3. KPI帶來的效益?

除了單純的評估工作成效之外,KPI也可以帶來以下四個好處:

(1) 保持團隊目標一致

當團隊有一個共同的明確目標,彼此在溝通上就能夠更清晰,也由於團隊步調一致,能讓大家的動力更加倍


(2) 易於檢視現況

可以藉助定期的KPI達成進度會議,來瞭解目前的實際工作狀況,像是每週檢視一次團隊的整體KPI,讓團隊知道我們將要實現什麼,以及何時能實現。


(3) 可隨時進行調整

在明確瞭解當前工作進度之後,才可以適時的調整與改變,無論是維持現在的做法,保持現有的良好進度,或是更換其他方法,讓進度更快、成效更好,都能減少團隊做白工的可能。


(4) 增加個人責任感

可量化的數據讓每個人的貢獻變的更容易評估,也讓成員可以清楚自己與團體整體進度的差距,產生不想因為自己進度延遲導致拖累團體進度的心態。


4. KPI有缺點嗎?

雖然KPI能帶來的好處很多,但凡事都是一體兩面的,如果過度或是不當使用KPI,有時候反而會造成品質下降,適得其反,這就是有名的眼鏡蛇效應:「英國殖民印度時期,因為想要減少眼鏡蛇的數量,因此頒布法令懸賞眼鏡蛇,而村民聽到消息後,為了要賺取賞金,反而開始養起了眼鏡蛇,當英國政府意識到問題而取消懸賞後,村民將養殖的眼鏡蛇放生,導致野生眼鏡蛇大量繁殖,數量不減反增。」


5. KPI的實際應用

GoodDeal開發的WMS倉儲管理系統(參見:WMS介紹),有可以自由加購的KPI模組,將倉儲管理的各項KPI明列在系統上,其中不只有各項作業的KPI,能讓管理者輕鬆掌握倉管作業的完整績效,更有倉管人員各自的KPI,讓組員也能輕而一舉瞭解自己目前的KPI,進而調整。


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